COUNCILBOX, la primera solución para celebrar reuniones virtuales con respaldo legal

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  • La plataforma ofrece dos tipos de servicio: uno enfocado en juntas virtuales y otro centrado en atención ciudadana
  • COUNCILBOX garantiza el respaldo legal gracias a una gestión integral del proceso y a un almacenamiento de datos totalmente seguro con blockchain, sin necesidad de instalación previa

Las medidas de distancia social y confinamiento adoptadas para combatir la COVID-19 han impulsado durante el último año y medio las reuniones en remoto, afectando también a la atención ciudadana, tanto en empresas privadas como en la Administración Pública. Sin embargo, hay procesos que requieren de un respaldo jurídico que las soluciones de videoconferencia más extendidas no pueden garantizar.

COUNCILBOX, firma gallega especializada en soluciones de tecnología legal, ofrece una solución a esta necesidad. Se convierte así en la primera plataforma española para empresas que permite celebrar este tipo de encuentros online con total respaldo legal.

“COUNCILBOX es la herramienta idónea para cumplir con la normativa legal, ya que permite la trazabilidad de la toma de decisiones y la generación de evidencias de prueba”, explica su CEO, Javier Polo. En este sentido, la compañía cuenta con dos tipos de servicio: celebración de juntas y atención ciudadana. Además, gracias a su capacidad tecnológica es capaz de realizar proyectos a medida para grandes clientes.

Juntas virtuales

Las juntas pueden ser de accionistas o de comunidades de vecinos, asambleas, comités corporativos o plenos de organismos públicos, entre otros, garantizando su total legalidad. COUNCILBOX da la posibilidad de constituir quórums desde cualquier ubicación y de participar en remoto, fomentando también la conciliación personal y laboral.

La principal diferencia entre COUNCILBOX y una reunión o junta realizada en cualquier otra plataforma virtual es que cuenta con respaldo legal, sin necesidad de notario. Esto significa que, en caso de que alguien impugne una junta, la plataforma es capaz de demostrar que todo ha ocurrido tal cual se muestra, desde la convocatoria inicial hasta el cierre del acta, y sin posibilidad de que el vídeo haya sido manipulado o se haya suplantado la identidad de los participantes. Esta seguridad jurídica en todos los procesos se consigue gracias al almacenamiento de los datos con la tecnología blockchain.

Además de todo ello, COUNCILBOX permite gestionar el encuentro de forma integral, de principio a fin, ofreciendo practicidad, sencillez, unicidad del acto y comodidad.  “La celebración de reuniones societarias conlleva una compleja carga operativa, burocrática y legal que satura de trabajo al equipo administrativo. COUNCILBOX no requiere de ningún tipo de instalación previa, por lo que no implica trabajo adicional para la organización. Ahorra hasta un 80% el tiempo dedicado a preparar y celebrar reuniones y minimiza los posibles errores en la junta, gracias a la simplificación de los procesos de convocatoria y celebración”, añade su CEO, Javier Polo. De esta manera, incrementa la productividad y la rentabilidad y facilita la supervisión y el control por parte del responsable.

Oficina Virtual de Atención al Ciudadano

Por otra parte, y gracias a OVAC, las administraciones públicas pueden dar atención al ciudadano de forma virtual y 100% trazable. Es tan personal y seguro como realizar el trámite de forma presencial, pero con la comodidad de hacerlo desde cualquier lugar y dispositivo conectado. Tanto es así que instituciones como el Ministerio de Justicia confían en esta herramienta, que también es aplicable a banca o a atención policial o sanitaria, entre otros.

A través de OVAC, es posible realizar los trámites habituales de una oficina de atención al ciudadano y ser atendido por una persona de forma telemática, con una gestión que va desde el momento de la reserva de cita previa hasta el envío de información o la firma de documentos. Esto ofrece numerosas ventajas, como el registro de evidencias de la gestión realizada y de la información suministrada, una trazabilidad del proceso que no existe en la atención presencial. Otro de sus beneficios es la reducción de costes en gestiones para la Administración Pública. Asimismo, evita desplazamientos a los ciudadanos, especialmente a aquellos que viven lejos de la administración o que no tienen tiempo para desplazarse hasta allí.

Al igual que ocurre con la solución para juntas, la seguridad del proceso realizado con OVAC también está respaldada por la tecnología blockchain, que almacena las evidencias electrónicas, documentos periciales y datos de todas las acciones realizadas.

Respaldo legal para todo tipo de organizaciones

Con todo ello, COUNCILBOX aporta firma y custodia legal a todos los procesos y celebraciones de una empresa o institución, aumentando no solo el respaldo legal, sino también la transparencia corporativa.

Tanto la solución de juntas como OVAC ofrecen la máxima versatilidad al ser válidas para cualquier tipo de organización, ya que se puede configurar para todas las legislaciones y se adapta a cualquier necesidad jurídica de la entidad.

Prueba de ello es que la compañía celebró en 2020 más de 600 reuniones telemáticas con más de 120.000 votos emitidos, tendencia que se mantiene en 2021 con más de 450 reuniones y 80.000 votos durante el primer semestre del año. Entre sus clientes, destacan compañías e instituciones como Acciona, Codere, Cuatrecasas, Solaria, EiDF Solar, Meliá Hoteles, Booking.com, Banca March, Abanca, Sacyr, Citrix, el Comité Olímpico Español o la Mutualidad de la Abogacía.

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